بهره وری یعنی مفید کار کنیم نه زیاد
فکر می کنید چند دقیقه از یک ساعت کاری به طور کامل تمرکز دارید؟ ممکن است این امر شما را متعجب کند که این زمان چقدر کم است.

بیشتر افراد این توصیه را شنیده اند که باید هوشمندانه تر کار کنند و نه زیادتر ولی تعداد کمی واقعاً از این توصیه پیروی می کنند. این روزها بیشتر صاحبان تجارت و مدیران اجرایی برای دستیابی به اهدافشان ساعت های طولانی مشغول کار هستند.

اگر شما مجبور شوید ساعت های زیادی از یک روز عادی را برای تکمیل کارتان کارکنید احتمالاً کار را اشتباه انجام می دهید، در اینجا پنج استراتژی برای کمک به شما در هوشمندانه تر کار کردن به جای بیشتر کارکردن ارائه می شود:

1- تمرکز
فکر می کنید چند دقیقه از یک ساعت کاری به طور کامل تمرکز دارید؟ ممکن است این امر شما را متعجب کند که این زمان چقدر کم است.

تحقیقات نشان داده است که بیشتر افراد می توانند بین پنج تا 10 برابر در هر ساعت کاری، مولدتر باشند. اگر فکر می کنید که این گفته اغراق آمیز است می توانید این آزمایش ساده را انجام دهید. یک دفترچه یادداشت و یک خودکار در کنار خود قرار دهید و شروع کنید به آگاه شدن از سطح تمرکزتان.

هر وقت که تشخیص دادید روی کارتان تمرکز کامل ندارید مدت زمانی را که حواستان پرت بوده است یادداشت کنید. اگر این تمرین را به خوبی انجام دهید بعد خودتان را کاملاً شوکه خواهید کرد. اگر شما بتوانید مهارت ایجاد تمرکز کامل در ساعت های کاریتان را ارتقا دهید، از میزان تولیدتان متعجب می شوید.

2- اهرم
اهرم هنر استفاده از ابزارها جهت افزایش کیفیت کار یا بهره وری است. این ابزارها می تواند تکنولوژی باشد مثل نرم افزار های کامپیوتری یا می تواند استراتژی های سازمانی نظیر سیستم های بهتر باشد.

شما معمولاً از چه ابزارهایی برای حداکثر کردن نتایج کارتان استفاده می کنید؟ برای مثال فروشنده ای که از طریق سمینارها یا کنفرانس های تلویزیونی فروش می کند، مشخص است نسبت به کسی که فرد به فرد می فروشد میزان فروش بیشتری دارد. از خود بپرسید چه کاری می توانید انجام دهید تا زمان، دانش یا مهارت هایتان اهرم شما باشند؟

3- تفویض اختیار
یک بخش خاص اهرم عبارت است از تفویض اختیار یعنی به کارگیری افراد دیگر جهت انجام قسمت هایی از کار شما تا وقتتان برای فعالیت های سودآورتر آزاد شود. بیایید دوباره به مثال فروشنده نگاهی بیندازیم.

اگر فروشنده خاصی در انعقاد قراردادهای فروش متبحر باشد ممکن است دست به تفویض و واگذاری امور اجرایی فروش زده تا بتواند به عنوان یک فروشنده زمان بیشتری را برای قراردادها اختصاص دهد. اگر سود حاصل از افزایش فروش بیشتر از هزینه واگذاری باشد پس شما سیستم مناسبی دارید.

همیشه شنیدن این نکته در بین شکایت های صاحبان تجارت که فروشندگان آنها از آینده نگری متنفرند و واقعاً در مورد آن احساس بدی دارند باعث تعجب می شود. در فعالیت های تجاری همیشه افراد آینده نگر حرفه ای را استخدام کنید که در این زمینه قوی هستند و با این کار زمان را برای تیم فروش آزاد کرده تا آنها کاری را که در آن توانمند هستند، انجام دهند.

4- مدیریت زمان
اغلب می شنویم که صاحبان تجارت می گویند تعداد کارکنان بخش خصوصی خیلی زیاد است زیرا آنها همیشه ساعت های زیادی را تلف می کنند تا کار را انجام دهند.

اما این طور نیست. اگر شما نمی توانید در یک روز عادی کاری، کارتان را انجام دهید پس احتمالاً فاقد مهارت های تمرکز، اهرم و تفویض اختیار (واگذاری) هستید یا مدیری هستید که در استفاده از زمان ضعیف است.

مدیریت زمان هنر سازماندهی خودتان است تا بتوانید تمام کارهایتان را در یک روز کاری استاندارد انجام دهید. اگر شما مدیریت زمان را با مهارت های دیگرتان ترکیب کنید می توانید بهره وری بالایی در یک روز کاری به دست آورید و نیازی به ساعات اضافی ندارید.

سازماندهی یک روز از پایان روز قبلی شروع می شود. اگر شما این کار را هنگام استراحت تان انجام دهید مغزتان به شما کمک خواهد کرد کارآمدتر باشید. تخمین زده شده 50 درصد از زمان استراحت وقف سازماندهی مغز و ساختار دادن به دانش و تجربیات به دست آمده در طول روز می شود.

اگر شما کارهای روز بعدتان را برنامه ریزی کنید متوجه می شوید فرآیند های طبیعی ذهن در زمان استراحت با شما کار می کنند تا به شما در تحقق برنامه هایتان کمک کنند. مبانی مدیریت زمان را یاد بگیرید و هر روز از آنها استفاده کنید.

5- تمایز قائل شدن بین فعالیت ها
من مطمئن هستم شما قانون80/20 را می دانید؛ 80درصد از نتایج کارتان از 20درصد تلاش هایتان به دست می آید. دلیل اینکه این مساله در مورد افراد زیادی صادق است، این است که آنها نمی دانند کدام تلاششان بهترین نتایج را به همراه می آورد.

اگر شما نتایج خوب را ثبت کنید می توانید قاعده 80/20 را تغییر دهید تا برای شما به طور موثرتری کار کند. اگر شما می دانستید کدام 20درصد از فعالیت شما بهترین نتایج را تولید می کند می توانستید خودتان را سازماندهی کنید تا وقت بیشتری را صرف آن کارها بکنید و بنابراین سودتان در هر ساعت افزایش می یافت.

اگر شما خصوصیات 20 درصد از مشتریانتان را که 80 درصد تجارت شما را پوشش می دهند می دانستید می توانستید آن گروه از مشتریان را مورد هدف قرار دهید. فرانک بتگر با استفاده از قانون 80/20 از یک نماینده بیمه ورشکسته به پردرآمدترین شرکت بیمه در آمریکا تبدیل شد.

کتاب او هنوز در دسترس است و ارزش زیادی برای خواندن دارد. استراتژی شما قرار دادن این پنج استراتژی برای کار در تجارت تان است. الان پنج استراتژی دارید، همه کاری که شما باید انجام دهید این است که نگاه کنید به راه هایی که می توانید این استراتژی ها را برای خودتان و تجارت تان به کار گیرید.

منبع : روزنامه سرمایه شماره 855